Archives Pro Consult :
notre accompagnement
Diagnostic - Audit
Cette première étape consiste à établir un état des lieux complet de votre fonds d’archives afin d’analyser la situation et d’élaborer des préconisations.
- État des lieux des archives,
- Récolement sommaire des documents,
- conseils en matière de conservation et classement,
- définition des besoins (traitement des archives et/ou la mise en place d’un plan de classement),
- rédaction d’un devis pour une éventuelle intervention,
- aide et conseils en organisation et aménagement des locaux.
Intervention
1- Traitement des dossiers clos
• Récolement
• Tri
• Classement
• Conditionnement
• Cotation définitive
• Versement
• Rédaction d’instruments de recherche et de bordereaux d’élimination
2- Le processus d’archivage en quelques points fondamentaux
• Entretien avec les services producteurs.
• Mise en œuvre d’un plan de classement.
• Élaboration des tableaux de gestion.
• Analyse du fonds (typologies, dates extrêmes…).
• Tri conforme aux circulaires réglementaires en matière d’archives publiques et des entreprises.
• Bordereaux de demande d’élimination, bordereaux de dépôt, etc.
• Destruction confidentielle après visa des Archives départementales (pour des archives publiques) ou validation des chefs de services.
• Classement par série thématique, numérique, alphabétique, alphanumérique ou par versement continu.
• Cotation et conditionnement adapté à la nature des documents.
• Synthèse et préconisations relatives aux usages réglementaires à adopter.
3- Aide et conseils en organisation et aménagement des locaux
4- Formation du personnel aux techniques de classement et d’archivage
Nous proposons la formation d’un référent pour assurer la gestion d’archives. Il peut devenir totalement autonome en suivant la formation proposée. Elle comprend :
• Une partie théorique
• La participation encadrée aux étapes du classement
• Le travail en réel à partir de versements
Voir les détails de nos formations en bas de page...
5- classement des archives
Réalisation et mise en place de plans de classement des archives pour un secrétariat ou différents services.
6- Valorisation du patrimoine archivistique
Rédaction d’articles, visites des locaux, expositions, etc.
Maintenance
- Mise à jour du classement des dossiers clos,
- formation des nouveaux agents aux techniques de classement et d’archivage,
- aide et conseils en organisation et aménagement des locaux.
Formation
Nous proposons la formation d’un référent pour assurer la gestion d’archives. Il peut devenir totalement autonome en suivant la formation proposée. Elle comprend :
• Une partie théorique
• La participation encadrée aux étapes du classement
• Le travail en réel à partir de versements
Nous créons et dispensons des formations spécifiques aux besoins de chaque organisme. Le but étant de transmettre nos connaissances pour vous permettre d’acquérir les bases de la gestion des archives.
1- Acquérir de l’autonomie
Gérer les archives en interne : 2 jours
Module 1 : présentation générale
• Contexte et enjeux de la profession
• Rôle et positionnement de l’archiviste
• Réglementation relative aux archives
• Cycle de vie des archives
Module 2 : le versement
• Les documents dans leur contexte de production
• Indexer et décrire les documents
• Classer les documents
Module 3 : les éliminations
• La réglementation
• Le bordereau d’élimination
• Gérer les opérations de destruction
Module 4 : la communication
• De la demande du document à sa restitution
• La communicabilité (quoi ? À qui ?)
Module 5 : la conservation
• Principes de la conservation préventive
• Normes de sécurisation d’un local d’archives
2- Approfondir ses connaissances
Maîtriser les instruments de recherche : 1 jour
Module 1 : présentation
• De l’utilité des instruments de recherche
• Quels instruments de recherche pour quels types de classement/indexation ?
• Quels instruments de recherche pour quels usages ?
Module 2 : analyse et indexation
• Principes de rédaction des analyses archivistiques
• Principes d’indexation des documents
Module 3 : les normes de description archivistiques
• Norme ISAD (G)
• Norme ISAAR (CPF)
Module 4 : étude de cas
• Analyse de cas concrets
• Restitution et présentation
• Correction
• Questions/réponses
Traiter un arriéré d’archives : 1 jour
Module 1 : du récolement au rangement du fonds d’archives, quelles étapes à suivre ?
• Étape 1 : le récolement des archives
• Étape 2 : le tri et la sélection des documents
• Étape 3 : le classement
• Étape 4 : le choix et l’élaboration des instruments de recherche
• Étape 5 : le conditionnement et la cotation matérielle
• Étape 6 : le refoulement, le rangement des archives et l’organisation du local
Module 2 : sécuriser et pérenniser un local d’archives
• La sécurité dans un local archives (obligations réglementaires et gestions des risques)
• La sécurité du personnel • Principes de conservation préventive des documents
• Les plans d’urgence : que faire en cas de sinistre ?
• Les procédures de gestion du fonds d’archives (verser, communiquer, éliminer)
• Le contrôle du fonds d’archives (récolement périodique)
3- Formations sur mesure
Nous proposons également des formations à la carte avec l’élaboration d’un plan de formation sur mesure.
Veuillez nous contacter pour discuter de vos besoins.